6 kroków do wdrożenia i jak enova365 ułatwi Ci cały proces
Od 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla największych przedsiębiorstw w Polsce. Od 1 kwietnia 2026 roku obejmie pozostałe firmy, a najmniejsze podmioty dołączą od 1 stycznia 2027 roku.
To duża zmiana w sposobie wystawiania i przesyłania faktur, ale z enova365 przejdziesz przez nią spokojnie i bez stresu. System jest w pełni gotowy na nowe przepisy, a my – jako Twój partner wdrożeniowy – pomożemy Ci przygotować firmę krok po kroku.
Czym właściwie jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma Ministerstwa Finansów, która służy do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML.
To ważny element cyfryzacji administracji publicznej – jego celem jest usprawnienie obiegu dokumentów, zmniejszenie liczby błędów oraz zwiększenie przejrzystości rozliczeń podatkowych.
W praktyce przedsiębiorcy będą musieli m.in.:
- zintegrować swoje systemy z API KSeF,
- określić i nadać uprawnienia użytkownikom,
- wdrożyć procedury awaryjne (np. na wypadek awarii KSeF),
- przeszkolić pracowników z nowych zasad fakturowania.
enova365 – rozwiązanie gotowe na KSeF
System enova365 został w pełni dostosowany do wymagań Ministerstwa Finansów i jest gotowy do obsługi faktur ustrukturyzowanych.
Oferuje m.in.:
- wystawianie i odbieranie faktur przez KSeF,
- integrację z API Ministerstwa Finansów,
- automatyczne potwierdzanie wysyłki (UPO),
- pełną zgodność z obowiązującym schematem XML.
Jako certyfikowany partner wdrożeniowy enova365, zapewniamy kompleksową pomoc w uruchomieniu integracji, testach i przeszkoleniu zespołu.
Jak przygotować firmę do KSeF?
6 najważniejszych kroków
1. Przeanalizuj obecny proces fakturowania
Sprawdź, jak w Twojej firmie wystawia się, wysyła i akceptuje faktury:
- Jakie kanały są wykorzystywane (e-mail, PDF, EDI)?
- Kto odpowiada za ich tworzenie i archiwizację?
- Czy dołączane są dodatkowe dokumenty (np. specyfikacje, protokoły)?
- Jak przebiega obieg i akceptacja faktur kosztowych?
Zrozumienie obecnych procedur to punkt wyjścia do skutecznego wdrożenia KSeF.
2. Upewnij się, że Twoje oprogramowanie obsługuje KSeF
Użytkownicy enova365 mogą spać spokojnie – system jest zgodny z wymaganiami Ministerstwa Finansów, a jego aktualizacje będą stale dostosowywane do zmian w przepisach.
Warto jednak:
- sprawdzić kompatybilność z API KSeF,
- zweryfikować szablony faktur,
- opracować procedury awaryjne na wypadek braku dostępu do systemu.
3. Zaktualizuj dane i uprawnienia użytkowników
KSeF wymaga odpowiedniego nadawania dostępów:
- sprawdź, czy musisz złożyć ZAW-FA (jeśli firma nie ma podpisu kwalifikowanego),
- nadaj uprawnienia pracownikom lub biuru rachunkowemu,
- wygeneruj i zabezpiecz tokeny autoryzacyjne,
- stosuj zasadę minimalnych uprawnień – tylko tyle, ile niezbędne.
4. Skorzystaj z trybu testowego
enova365 umożliwia uruchomienie KSeF w trybie testowym, dzięki czemu możesz bez ryzyka sprawdzić jego działanie i przygotować zespół do nowego sposobu pracy.
5. Przeszkol zespół
Nowe przepisy oznaczają zmianę przyzwyczajeń. Zorganizuj szkolenie, które obejmie:
- logowanie i autoryzację w KSeF,
- wystawianie, odbieranie i korygowanie faktur,
- komunikację z kontrahentami po wdrożeniu systemu.
6. Zaplanuj wdrożenie z wyprzedzeniem
Nie czekaj na ostatni moment. Już teraz:
- śledź komunikaty Ministerstwa Finansów,
- dostosuj wewnętrzne procedury,
- oceń wpływ KSeF na procesy księgowe i administracyjne.
Jak możemy Ci pomóc?
Jako partner wdrożeniowy enova365, oferujemy kompleksowe wsparcie:
- konfigurację i uruchomienie integracji z KSeF,
- analizę procesów fakturowania i doradztwo,
- szkolenia dla użytkowników i administratorów,
- bieżącą pomoc techniczną na każdym etapie wdrożenia.